Mendengar kata event organizer mungkin sudah tidak asing lagi bagi sebagian orang. EO atau event organizer adalah jasa yang saat ini kehadirannya sudah banyak dijumpai pada acara-acara besar yang melibatkan beberapa orang.
Ada banyak orang yang lebih memilih menggunakan jasa event organizer karena berbagai hal, misalnya saja keterbatasan waktu dan keterbatasan dalam hal sumber daya. Event organizer bisa menjadi pilihan paling tepat mengatasinya.
Namun, harus dicek terlebih dahulu dan pastikan bahwa jasa event organizer yang disewa sudah memiliki portofolio yang bagus dan pengalaman. Nah, agar Anda tahu terkait apa itu EO atau event organizer, berikut penjelasannya.
Apa itu Event Organizer?
Jasa event organizer adalah salah satu jenis jasa yang saat ini memiliki banyak peminat. Apalagi cakupan dari event organizer ini sangat luas, tidak hanya satu jenis acara saja melainkan beberapa acara dapat dihandle dengan baik.
Lantas apa arti event organizer yang sebenarnya? Event organizer artinya penyedia jasa yang profesional dalam beberapa acara, baik formal maupun non formal. Event organizer akan membantu Anda membuat rangkaian acara menjadi lebih lancar dan baik.
Hal ini didukung dengan adanya team yang berpengalaman dalam menghandle acara. Dalam mendirikan bisnis event organizer tidak semudah yang dibayangkan, apalagi dalam acara besar dengan melibatkan banyak orang.
Apabila Anda berminat membuka jasa event organizer, ada berbagai tips yang bisa diterapkan, yakni:
- Memiliki tim yang solid dan berpengalaman di bidang event
- Selalu memiliki ide kreatif, inovatif, dan banyak relasi bisnis
- Berkolaborasi dengan mitra kerja lainnya.
Cara Kerja Event Organizer
Untuk Anda yang masih bingung bagaimana cara kerja event organizer, ini penjelasannya:
1. Menyusun Konsep Acara
Tugas utama EO adalah menyusun konsep acara menarik yang dilaksanakan oleh team inti. Hal-hal yang akan dibahas adalah tema acara, lokasi, hiburan, waktu, pengisi acara, dan lainnya.
2. Perumusan Teknis Acara
Apabila konsep acara sudah jadi, maka langkah berikutnya adalah merumuskan teknis acara.
Anda harus lebih teliti tentang apa saja yang diperlukan, jangan sampai ada yang terlewatkan karena akan berdampak terhadap pelaksanaan acaranya.
Anda bisa mulai dengan membuat checklist apa saja yang harus dipenuhi supaya tidak ada yang terlewat.
3. Penyusunan Anggaran
Ini merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Susunlah anggaran secara rinci agar dapat menghitung berapa biaya yang dibutuhkan.
Jika dilihat dari teknisnya, anggaran ini dibagi menjadi beberapa bagian seperti: keperluan administrasi, pengisi acara, SDM tambahan, konsumsi, akomodasi dan transportasi, promosi dan publikasi, sewa lokasi, panggung, sound dan lighting, dekorasi acara, dan souvenir.
Tentunya anggaran yang diperlukan setiap acara satu dengan lainnya berbeda, Anda tinggal menyesuaikan saja.
4. Adanya Pembagian Tugas
Apabila penyusunan anggaran telah selesai, langkah berikutnya adalah pembagian tugas sesuai divisi masing-masing. Hal ini bertujuan agar masing-masing divisi dapat bertanggung jawab terhadap jobdesk masing-masing.
Pastikanlah seluruh anggota sudah memperoleh tugas masing-masing. Agar pembagiannya merata, usahakan setiap divisi telah diisi orang yang sudah berpengalaman.
5. Melakukan Pendanaan
Tugas selanjutnya adalah pendanaan. Ada berbagai sumber pendanaan yang dapat Anda gali, jika acaranya bekerjasama dengan perorangan atau instansi tinggal menyodorkan saja rincian biaya totalnya.
Dalam pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, Anda dapat mencari donatur dan bekerjasama dengan sponsorship yang tertarik. Buat list terkait donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan.
Usahakan sesuai dengan tema acara, agar nantinya sponsors Anda dapat mengeluarkan budget marketing untuk dimasukan dalam event yang akan dilaksanakan.
6. Melakukan Persiapan Acara
Keenam adalah persiapan acara, jika acaranya besar maka EO akan mempersiapkannya jauh-jauh hari. Event organizer artinya membuat timeline dengan cara memberikan deadline untuk setiap divisinya masing-masing. Hal ini bertujuan agar pembagian tugas tidak telat dan mengganggu divisi yang lainnya.
7. Persiapan Acara
Jika tinggal hitungan hari, EO akan mengadakan gladi bersih untuk memastikan semuanya siap secara sempurna. Seluruh divisi yang dihadirkan agar bisa tahu jika ada kendala sebelum acara dilakukan.
8. Pelaksanaan Acara
Terakhir ada tahapan pelaksanaan acara. Pada tahap ini belum berakhir sepenuhnya, karena pihak EO nantinya akan terjun langsung saat acara tiba.
Ada beberapa kemungkinan yang bisa saja terjadi seperti acara kurang sesuai dengan rencana awalnya. Oleh karena itu, setiap divisi harus mempersiapkan plan cadangan jika terjadi sesuatu yang tak diinginkan.
Lakukan koordinasi dengan para penanggung jawab acara. Hal ini dilakukan agar saat terjadi hal yang tidak sesuai harapan, dapat mengambil keputusan secara cepat.
Keuntungan Menggunakan Jasa Event Organizer
Bisnis memang harus selalu mendatangkan keuntungan, namun juga memberikan keuntungan kepada pihak yang terlibat dengan konsumen, pelanggan, atau pengguna jasa. Sama halnya penyedia jasa EO.
Sesuai penamaannya, jasa ini akan memberikan layanan berupa tim pengelola acara mulai dari anggaran, konsep, venue, dekorasi dan beberapa macam kebutuhan dari sebuah event.
Lalu, apa saja keuntungan yang bisa diperoleh oleh penggunanya? Dibawah ini ada beberapa hal yang menguntungkan yang bisa didapatkan.
1. Mempunyai Rencana Alternatif
Sebuah acara memerlukan beberapa persiapan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Namun, tidak jarang muncul berbagai kendala yang tak terduga seperti perubahan cuaca ataupun hal mendadak lainnya.
Oleh karena itu, tim Event Organizer sedianya sudah menyiapkan rencana alternatif untuk mengantisipasi hal-hal tersebut.
2. Memperluas Relasi
Penyedia dari jasa Event Organizer tentunya mempunyai relasi yang luas terutama dengan beberapa vendor untuk diajak berkolaborasi. Jadi, Anda langsung terhubung dengan vendor-vendor
yang mendukung keperluan acara melalui tim EO tersebut.
3. Anggaran Terkendali
Event organizer yang berpengalaman pasti sudah mengetahui estimasi harga yang akan diberikan. Dengan ilmu yang dimiliki, EO bisa membantu Anda untuk mendapatkan harga keseluruhan dan menyarankan agar anggaran dapat terkendali.
4. Menghemat Waktu
Merencanakan sebuah event pasti memerlukan banyak waktu agar event tersebut berjalan dengan lancar. EO biasanya menghabiskan waktunya untuk meneliti, merencanakan dan melakukan negosiasi untuk membantu Anda mendapatkan apa yang diinginkan.
5. Tema yang Tepat
Anda pasti ingin sesuatu yang berbeda dan unik dalam membuat event. Oleh karena itu, dengan menggunakan EO akan membantu untuk merancang sebuah konsep dan tema.
6. Budget Efisien
Anggaran untuk sebuah event harus bisa digunakan dengan sebaik mungkin. Tanpa adanya sebuah perencanaan anggaran yang baik, maka acara tidak bisa berjalan dengan lancar.
Oleh karena itu, tim EO dapat membantu Anda untuk membuat anggaran acara yang efisien dan tepat sasaran.
Penutup
Bagaimana cukup jelas bukan apa pengertian event organizer dan hal-hal lainnya yang berkaitan? Jadi apa yang akan Anda pilih, sebagai penyedia jasa atau pengguna jasa? Semoga dengan mengetahui arti EO, bisa membantu permasalahan Anda ya.